Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

Universitäts-Loewe

Dokumente

HISinOne Einführungsleitfaden 2010.pdf (295 KB)  vom 09.12.2010

HISinOne Informationsbroschüre 201011.pdf (5 MB)  vom 09.12.2010

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Projektphasen

Phase 1: Projekt vorbereiten

Zu Beginn des Projekts erfolgt eine detaillierte Analyse des Ist-Zustandes der Geschäftsprozesse für Studium und Lehre mit folgenden Schwerpunkten:

  • Aufnahme der IST-Prozesse
  • Erhebung der eingesetzten Software in der Verwaltungs-IT, in den Verwaltungsbereichen, im Hochschulrechenzentrum, in den Fachbereichen sowie in sekundären Bereichen, z. B. Bibliotheken
  • Erhebung der eingesetzten Drittsysteme und Entscheidung, ob diese von HISinOne abgelöst werden oder an HISinOne angebunden werden sollen

Die Ergebnisse der Analyse bilden u.a. die Grundlage für die Datenmigration sowie die technische Anbindung von Fremdsystemen. Es muss zudem entschieden werden, ob eine Kompletteinführung oder eine gestaffelte Einführung der Software erfolgen soll. Des Weiteren werden Verträge für die Einführung, den Support und die Nutzung von HISinOne geschlossen. In dieser Phase werden zudem die vertraglich festgelegten strategischen Ziele präzisiert, die notwendigen personellen und sächlichen Ressourcen zur Gewährleistung eines erfolgreichen Einführungsvorhabens bereitgestellt und eine klar definierte Projektstruktur mit Lenkungs- und Expertengruppe aufgebaut.

Phase 2: Technische Voraussetzungen schaffen

In dieser Phase werden alle technischen Voraussetzungen für das Customizing, die Qualitätssicherung und die Aufnahme des Produktionsbetriebes geschaffen.

Zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollständig in HISinOne abgebildete Funktionalitäten der aktuellen Produktgeneration werden ggf. über Kopplungen mit HISinOne verbunden, so dass der heutige Produktionsbetrieb an der Hochschule im Rahmen des HISinOne-Referenzmodells beim Umstieg auf HISinOne zu jeder Zeit gewährleistet ist. Für die Anbindung von Fremdsystemen muss im Folgenden geprüft werden, in welcher Form eine Kopplung bzw. Parallelbetrieb zu HISinOne möglich ist. Ein weiterer Schritt ist der Aufbau der technischen Infrastruktur sowie die Installation der Software HISinOne.

Phase 3: Fachliche Planung durchführen

In der fachlichen Planung werden sämtliche Anforderungen an HISinOne definiert. Ausgangspunkt dafür sind die beschriebenen Ist-Prozesse aus dem Bereich Studium und Lehre, welche durch das EFRE-Projekts „Campusmanagement“ bereits aufgenommen und formuliert wurden. Sie bilden die Grundlage für die Entwicklung der Soll-Prozesse, mit denen sämtliche Inhalte erfasst werden und bestehende Stärken und Schwächen Berücksichtigung finden. Bei der Soll-Konzeption werden zudem die Referenzprozesse der HIS GmbH berücksichtigt und mit den Prozessen der Hochschule im Hinblick auf die Notwendigkeit eines Change-Managements abgeglichen. Ein weiterer Arbeitschritt dieser Phase umfasst eine Bestandaufnahme der derzeitigen Dokumente mit dem Ziel, diejenigen Dokumente zu identifizieren, welche bereits im HIS-Standard angeboten und welche darüber hinaus hochschulspezifisch benötigt werden. Mit diesem Vorgehen soll z.B. die Anzahl der Dokumente reduziert werden, um den Erstellungs- und Wartungsaufwand zu minimieren. Hier gilt es, ein Konzept zur Vereinheitlichung der Druckerzeugnisse und Dokumente zu entwickeln und hochschulweit durchzusetzen.

Phase 4: Anforderungen umsetzen

Hierbei werden die aus den definierten Soll-Prozessen und Konzepten folgenden Anforderungen an HISinOne umgesetzt. Es werden Schulungskonzepte erarbeitet und umgesetzt. Des Weiteren erfolgt in dieser Phase die Migration der Hochschulstruktur- und Bewegungsdaten aus den derzeitigen HIS-Systemen. Dazu werden mit Hilfe eines Analysewerkzeugs der HIS GmbH im Vorfeld vielfältige Datenüberprüfungen automatisiert durchführt, um eine störungsfreie Migration zu gewährleisten. Weitere Aufgaben der Konfiguration des Systems sind die Anpassungen der Dialoge, Präsentations- und Druckfunktionen, die Umsetzung der Workflows und die Konfiguration der PSV-Schnittstellen einschließlich der Qualitätssicherung. Das Erstellen der Dokumente und Statistiken (Bescheinigungen, Studienabschlussdokumente) sowie hochschulindividueller Berichte (Business Intelligence/Data Warehouse und Reporting) wird parallel zur Konfiguration durchgeführt.

Phase 5: System produktiv setzen

Diese Phase umfasst die Übernahme der Funktionen vom Customizing- zum Qualitätssicherungssystem, die Funktionsverifizierung, die Durchführung von Lasttests sowie die Übernahme vom Qualitätssicherungs- zum Produktionssystem. Der Produktionsbetrieb wird von der HIS GmbH vier Monate nach der Produktivsetzung personell begleitet.

(Quelle: HISinOne Einführungsleitfaden, Stand: Juni 2010)

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