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Anwendungssoftware

Hinweis für Studierende
Für Microsoft Office besitzen wir keinen Campusvertrag. Wir können
Ihnen daher keine Software zur Verfügung stellen.

Verträge

Nur für Mitarbeitende und Lehrende:

• Adobe
• ESET Endpoint Security
• TaskCards MLU

Für Mitarbeitende und Studierende:

• SPSS
• Origin
• Endnote/Citavi
• SciFlow    

Datenschutzfreundliche Tools

• DFN-Terminplaner 6 - https://terminplaner6.dfn.de/    (Terminplaner)
• DFN-Terminplaner 4 - https://terminplaner.dfn.de/    (Terminplaner)

Beschaffung von Software/ Lizenzen für Mitarbeiter/-innen

Allgemeine Regeln zur Beschaffung

Laut Beschaffungsrichtlinien beschafft das ITZ Software zentral für die gesamte Universität. Die Finanzierung der Software muss durch den Fachbereich gesichert sein.

Hinweis: Von der MLU erworbene Lizenzen befinden sich generell im Besitz des Landes Sachsen-Anhalt. Die Installation von Anwendungssoftware der MLU auf privaten Endgeräten ist deshalb unzulässig.

Lizenznehmer/in muss mit einer universitären Mitarbeiter-E-Mail-Adresse im ITZ registriert sein. Die Beschaffung von Softwareprodukten für Studierende ist NICHT möglich.

Drittmittelprojekte

Bitte füllen Sie den Softwarebeschaffungsantrag vollständig aus und senden diesen an Abteilung 2 oder Abteilung 6 - Referat 2.2 zur Genehmigung. Ohne diese Genehmigung kann Ihre Bestellung nicht bearbeitet werden. Sobald Sie diese Informationen haben, senden Sie das genehmigte Bestellformular und die zu beachtenden Rahmenbedingungen an software@itz.uni-halle.de.

Beschaffungen über 5000€ brutto

Beträgt die Gesamtsumme für Ihre Beschaffung mehr als 5000€, so ist ein Beschaffungsantrag über Abteilung 2 zu stellen. Nach der Genehmigung wird der Beschaffungsantrag an das ITZ zur Beschaffung weitergeleitet.

• Beschaffungsantrag

Hinweise zum Bestellformular für Software (bis 5000€ brutto)

Bitte verwenden Sie für jede Bestellung das Formular für Softwarebestellungen. Eine fachliche Begründung für die Beschaffung ist anzugeben, wenn es sich nicht um Standardsoftware handelt.

Senden Sie das ausgefüllte und unterschriebene Formular an
software@itz.uni-halle.de.

Software-Bestellformular.pdf (309 KB)  vom 17.08.2023

Vertagsjahr 2023/24
SPSS-Bestellformular.pdf (795,4 KB)  vom 07.09.2023

• SPSS

Standardsoftware umfasst (Stand 10/2020)

• ein Betriebssystem (Microsoft Windows 10 oder Microsoft Windows 10 Systembuilder)
• Microsoft Office Produkte für macOS, Windows
• Adobe Acrobat Professional für macOS, Windows
• baramundi Lizenzen

Fachliche Bedarfsbegründung

Bei Beschaffungen ist die Produkt- und Markenneutralität zu beachten. Wenn man davon abweicht, ist dies zu begründen. Deshalb ist für alle Bestellungen (eine Ausnahme sind nur die  oben genannten Standardsoftwareprodukte) eine fachliche Bedarfsbegründung anzugeben, die Bestandteil der Vergabeunterlagen ist.

Ohne Begründung, kann Ihre Softwarebestellung nicht bearbeitet werden.

Inhalt einer fachlichen Begründung

Nehmen Sie in der fachlichen Begründung Bezug auf die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Auch Nachhaltigkeitsaspekte, wie soziale, innovative und umweltbezogene Aspekte, können Bestandteil einer fachlichen Begründung sein.

• Geben Sie an für welche Verwendung Sie die Software benötigen.
• Sollte nur eine bestimmte Software in Betracht kommen, erläutern Sie bitte, weshalb hierfür keine alternativen Softwareprodukte in Frage kommen bzw. welche Produkte Sie geprüft haben.

Grundsätzlich muss die fachliche Begründung glaubhaft und in sich schlüssig sein.

Negativ-Beispiele:

• Fehlende Begründung
  • Eine fachliche Begründung ist immer besser als keine.
• "Nutzen wir schon immer."
  • Dies gilt nur, wenn die Umstellung auf neue Software mit massiven Veränderungen einhergeht und entsprechende Schulungen notwendig sind. In diesem Fall sind die Aufwände für Schulungen in die Wirtschaftlichkeitsrechnung miteinzubeziehen.
  • Ein weiterer Grund, der diese Begründung rechtfertigt wäre die Kompatibilität. Aber auch nur, wenn der Aufwand zu hoch ist, die Inhalte bzw. Daten zu überführen.
  • Achtung: Ist der Aufwand für den Umstieg auf andere Produkte hinnehmbar, gilt "Nutzen wir schon immer." leider nicht als Begründung.

Mögliche Argumentationen:

• Die Umstellung von Arbeitsprozessen im Arbeitsbereich ist unwirtschaftlich, weil ...
  • ... die Schulungskosten + Personalkosten die Beschaffungskosten übersteigen
  • ... dazu x Arbeitsstunden notwendig sind und damit übersteigen die Personalkosten die Beschaffungskosten
• Kompatibilitätsgründe, wenn z.B. ...
  • ... vorhandene Dateien neu erstellt werden müssen und die damit verbundenen Personalkosten die Beschaffungskosten übersteigen
  • ... Arbeiten in einem Team nicht möglich sind und der Umstieg auf neue Software unwirtschaftlich ist
• Langzeit- oder Folgekosten können einbezogen werden
  • bei Kauf- oder Mietlizenzen, ist auf einer längeren Sicht oft die Kauflizenz günstiger als die Mietlizenz
  • sind Preissteigerungen bei einen alternativen Produkt b bekannt und damit ist auf langer Sicht Produkt a günstiger als Produkt b

Was passiert nach Eingang des Antrages?

Wenn das Formular uns vorliegt, kümmern wir uns um die Beschaffung und holen Angebote ein.

Wir teilen Ihnen vor der Beschaffung die Kosten mit und bestellen erst, wenn uns die "Freigabe" von Ihnen vorliegt.

Die Rechnung kommt dann direkt zu Ihnen bzw. den angegebenen Rechnungsempfänger und muss zur Zahlung angewiesen werden.

Wann werden Softwarebeschaffungen abgelehnt?

• Wenn eine ordnungsgemäße Vergabe nicht möglich ist.
  • Der Anbieter nicht auf seine AGB verzichtet
  • Der Anbieter Unterlagen nicht einreicht, die für die Vergabe relevant sind
  • Die Zahlungsmodalitäten gegen VOL/B verstoßen (z.B. kürzeres Zahlungsziel als 30 Tage, …)

• Wenn die Software nicht DSGVO-konform genutzt werden kann
  • Einwände vom Landesdatenschutzbeauftragten und/oder Datenschutzbeauftragten der MLU
  • Verstoß gegen die Datenschutzbestimmungen der MLU
  • Hauptsitz des Anbieters in USA (Cloud-Act)

• Wenn die IT-Sicherheit gefährdet ist
  • Insbesondere in Bezug auf BSI-Empfehlungen
  • Verstoß gegen die IT-Sicherheitsbestimmungen der MLU

• Wenn die Beschaffung unwirtschaftlich ist
  • Die Software wird zentral als Campuslizenz bereitgestellt
  • Alternative Software ist als Campuslizenz oder Inhouse-Lösung vorhanden und  die Wirtschaftlichkeitsanalyse aus der fachlichen Begründung widerlegt die Unwirtschaftlichkeit nicht

• Wenn das Lizenzmodell nicht für den Hochschulbereich geeignet ist
  • z.B. Lizenzen die nur im privaten Bereich genutzt werden dürfen

• Wenn es KI-gestützte Werkzeuge von externen Anbietern bzw. Drittanbietern außerhalb der EU sind und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, schützenden Forschungsdaten oder vertraulichen Informationen erfolgen soll

Softwarebeschaffung - Mitbestimmung und Datenschutz

Die Dienstvereinbarung über die Einführung und Anwendung von Systemen der Informations- und Kommunikationstechnik (IT-Systeme) sowie die Nutzung von Internetdiensten an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg ist bei Softwarebeschhaffungen von den Bestellenden zu beachten.

Datenschutzprüfung

Formular zur Datenschutzprüfung Softwarebeschaffung
Datenschutzprüfung_Lizenzbeschaffung_MLU.pdf (275,3 KB)  vom 21.11.2023

Das Formular zur Datenschutzprüfung können Sie ausgefüllt an Herrn Neumeister (christian.neumeister@verwaltung.uni-halle.de) schicken. Herr Neumeister kann eine Prüfung als Datenschutzbeauftragter der MLU vornehmen.

Download von Software

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