MLUconf - Datenschutzerklärung
Übersicht
Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
Universitätsplatz 10
06108 Halle - Deutschland
Telefon: +49 (0)345 55 20
Fax: +49 (0)345 55 27 077
E-Mail: pr@uni-halle.de
Internet: www.uni-halle.de
Kontaktangaben des Datenschutzbeauftragten
Die Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist zu erreichen unter:
Telefon: +49 (0) 345 55-21018
E-Mail: datenschutzbeauftragte@verwaltung.uni-halle.de
Allgemeines zur Datenverarbeitung
Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer sowie von teilnehmenden Nutzern grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung der Funktionsweise für das Live-Web-Videokonferenzsystem MLUconf sowie unserer Inhalte und Angebote erforderlich ist.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten unserer Nutzer erfolgt in Einklang und nach den gesetzlichen Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie – sofern anwendbar – des Datenschutzgrundverordnung-Ausfüllungsgesetzes Sachsen-Anhalt (DSAG LSA).
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten aus einer Einwilligung der betroffenen Person erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Hierbei beachten wir zusätzlich die Anforderungen des Art. 7 DSGVO an eine Einwilligung.
Außerdem verarbeiten wir personenbezogene Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO zur Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe.
Zusätzlich erfolgt eine Datenverarbeitung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage von Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 DSAG LSA.
Abschließend erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlagen von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hinsichtlich der Aufgaben, die nicht in den originären öffentlichen Aufgabenbereich der Universität fallen.
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage
Die Daten von Mitgliedern und Angehörigen der Universität werden aus dem zentralen Nutzerverzeichnis der Universität in das MLU-Conference importiert. Auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. den Aufgaben der Universität aus dem Hochschulgesetz Sachsen-Anhalt (HSG LSA) bzw. nach Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 DSAG LSA (für Beschäftigte) erfolgt die Datenverarbeitung bei dieser Betroffenengruppe.
Die Datenverarbeitung personenbezogener Daten von sonstigen Nutzern, die nicht Mitglieder und Angehörige der Universität sind, erfolgt zur Nutzung des Dienstes auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Konferenzteilnahme des jeweiligen Nutzers.
Kategorien der Empfänger
Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht.
Übermittlung in Drittstaaten
Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.
Dauer der Speicherung
Eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt sobald diese für die vorbenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten solange hierzu eine gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweisverpflichtung unsererseits besteht. Die Nutzerkonten werden nach dem Ausscheiden aus dem Dienstverhältnis bzw. mit der Wirksamkeit der Exmatrikulation gelöscht.
Betroffenenrechte
Ihnen steht das Recht zu, jederzeit Auskunft zu den bei uns gespeicherten und Ihrer Person zuzuordnenden personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragung (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO).
Widerrufbarkeit von Einwilligungen
Sofern Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung der Ihnen zuzuordnenden personenbezogenen Daten erteilt haben, steht Ihnen das Recht zu, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird. Im Fall des Widerrufes können Sie das Videokonferenzsystem allerdings nicht mehr nutzen. Unter widerruf@itz.uni-halle.de können Sie die Einwilligung zur Speicherung der personenbezogenen Daten widerrufen. Bitte geben Sie im Betreff „Nutzung von MLUconf“ zur schnellen Identifikation Ihres Anliegens an.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt, steht Ihnen das Recht zu sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).
Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Eine Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten besteht für Hochschulmitglieder und -angehörige aufgrund der Verknüpfung mit dem zentralen Nutzerverzeichnis. Den Teilnehmern einer Videokonferenz, welche nicht Hochschulangehörige sind, steht die Teilnahme an dieser in der Regel frei. Teilnehmende Nutzer, die keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können das Live-Web-Videokonferenzsystem leider nicht nutzen.
Verwendung von Cookies
Das Live-Web-Videokonferenzsystem MLUconf verwendet sogenannte Cookies. Dabei handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Ein Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.
Wir setzen Cookies ein, um das Videokonferenzsystem nutzerfreundlicher zu gestalten. In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:
- Session Token (eindeutiges Sitzungskennzeichen)
- Greenlight-Cookie (speichert Benutzer ID, Einladungstoken, die auf dem BBB Server zuvor besuchte URL, Zugangscode für einen Raum)
- Sitzungscookie (geteilte Notizen, Chats & Einstellungen)
Rechtsgrundlage für den Einsatz dieser essentiellen nicht kommerziellen Cookies für die Nutzung des Videokonferenzsystems ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Logdateien
Um das Live-Web-Videokonferenzsystem überhaupt betreiben zu können, ist die Verarbeitung einiger Daten zwingend erforderlich. Die Daten werden umgehend gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Logfiles werden einen Monat lang aufbewahrt.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
- das Betriebssystem des Nutzers
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
- IP-Adresse des aufrufenden Computersystems
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers/der Nutzerin zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers/der Nutzerin für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die vorübergehende Speicherung der übrigen Daten ist erforderlich, um nachträgliche Fehler- oder Problemanalysen durchführen zu können und dient unserem berechtigten Interesse am störungsfreien Betrieb der IT-Dienstleistungen der Universität.
Einbettung von Diensten und Inhalten Dritter
Das Live-Web-Videokonferenzsystem ermöglicht die Einbindung von externen Inhalten, z.B. die Einbettung oder das Streamen von Videos. Beim Aufruf solcher Inhalte kann es vorkommen, dass der Browser automatisch eine Verbindung zu verschiedenen Servern desjeweiligen Anbieters aufbaut, welche daraufhin sogenannte Third-Party-Cookies (Cookies von Drittanbietern) setzen.
Die Universität selbst verarbeitet diese Daten nicht. Zu welchem Zweck und in welchem Umfang die jeweiligen Anbieter die Daten verarbeiten, können Sie der Datenschutzerklärung des jeweiligen Unternehmens entnehmen. Da einige Videos nur durch diese Art des Einbettens angeboten werden können, stellt diese Verarbeitung ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.
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Stand 09/2020